Das Aufteilen von Aufgaben in Gruppen ist eine wirksame Produktivitätsstrategie, die darauf beruht, ähnliche Aktivitäten gemeinsam zu organisieren, um sie schneller und effizienter zu erledigen. Diese Methode erleichtert nicht nur das Zeitmanagement, sondern trägt auch dazu bei, die Konzentration zu verbessern, das Wechseln von Aufgaben zu reduzieren und so die geistige Ermüdung zu verringern. Unter bestimmten Umständen ist dies jedoch möglicherweise nicht immer die beste Option, insbesondere wenn Aufgaben Flexibilität oder eine sofortige Bearbeitung erfordern. In diesem Artikel teile ich meine persönlichen Erfahrungen mit dieser Strategie, wann sie effektiv war und wann ich Schwierigkeiten hatte, sie anzuwenden.
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Was bedeutet Aufgaben in Gruppen aufteilen?
Task Chunking ist eine Zeitmanagementtechnik, bei der ähnliche Aufgaben gruppiert und in bestimmte Zeitblöcke eingeplant werden, anstatt sie zu zufälligen Zeiten im Laufe des Tages zu erledigen. Es eignet sich am besten für sich wiederholende Aktivitäten mit einem klar definierten Prozess.
Während die Stapelverarbeitung ihren Ursprung in der Fertigung und frühen Informatik hat, findet sie in jüngerer Zeit auch Anwendung im Zeitmanagement und in der Produktivität. Es basiert auf dem Konzept, dass es einfacher ist, mit einer Aufgabe fortzufahren, wenn Sie sie einmal begonnen haben, und dass das Wechseln von Aufgaben oder die Bewältigung von Unterbrechungen zu „Wechselkosten“ führen kann, die in der Summe zu einem Produktivitätsrückgang von bis zu 40 % führen können , entsprechend American Psychological Association.
Das Aufteilen von Aufgaben in Gruppen ähnelt dem: Zeiteinteilung/Zeitblöcke, bei dem Sie Ihre Arbeitszeit in feste Zeitabschnitte aufteilen, die für kleine Aktivitätsabschnitte vorgesehen sind. Im Gegensatz zum Time-Slicing konzentriert sich das Task-Slicing jedoch auf die Gruppierung ähnlicher Aufgaben in fortlaufenden Sitzungen.
Die Länge dieser Sitzungen ist immer noch wichtig, spielt jedoch eine weniger wichtige Rolle als die Zeitaufteilung. Die Aufgabenteilung ist flexibler und möglicherweise besser für Personen geeignet, die in ihrer Freizeit arbeiten.
Techniken zur Aufgabensegmentierung und Zeitsegmentierung funktionieren in der Praxis möglicherweise ähnlich, wenn Sie über einen sehr optimierten Arbeitsablauf verfügen.
Hinweis: Die Aufteilung von Aufgaben in Gruppen als Produktivitätstechnik hilft Ihnen, mehr mit weniger mentalem Stress zu erledigen. Es vermeidet Zeitverschwendung durch häufiges Wechseln zwischen Arbeitsaktivitäten. Es hilft Ihnen auch, in einen Flow-Zustand zu kommen, da Sie sich über einen längeren Zeitraum auf eine Aufgabe konzentrieren.
Das Aufteilen von Aufgaben ist einfach umzusetzen. Da dafür keine besonderen Funktionen erforderlich sind, können Ihnen auch Apps helfen, mit denen Sie Ihren Tag in Abschnitte unterteilen können Aufgabenteilung. Wenn Sie einen Low-Tech-Ansatz bevorzugen, funktioniert auch ein physisches Tagebuch hervorragend.
Wie mir die Aufteilung von Aufgaben hilft, mich zu konzentrieren und produktiv zu sein
Ich habe in den letzten Monaten langsam die Aufgabenaufteilung in meinen Arbeitsablauf eingeführt, und es war eine lohnende Erfahrung. Dadurch fühle ich mich weniger ängstlich und weniger müde, und ich werde nie wieder jede Minute meines Arbeitstages planen.
Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, das Aufgaben-Chunking zu verwenden: das traditionelle Aufgaben-Chunking, bei dem Aufgaben in stündliche Blöcke eines einzelnen Tages gruppiert werden, und das tägliche Aufgaben-Chunking, bei dem ganze Wochentage bestimmten Aufgabentypen zugewiesen werden.
Die traditionelle Aufgabenteilung entspricht eher dem typischen Arbeitsplan einer Person, bei dem verschiedene Aufgaben vor dem Ende des Tages erledigt werden müssen. Andererseits lässt sich die Aufteilung der täglichen Aufgaben nur schwer in ein traditionelles Arbeitsumfeld integrieren und eignet sich am besten für Freiberufler oder leitende Angestellte, denen das große Ganze wichtiger ist als die aktive Führung des Unternehmens im Tagesgeschäft.
Persönlich passt die herkömmliche Aufgabenaufteilung besser zu meinem Arbeitsablauf als die tägliche Aufgabenaufteilung.
Wenn ich einen Tagesplan formuliere, liste ich zunächst alle Aufgaben auf, die ich erledigen muss. verwenden Microsoft zu tun (Multiplattform und funktioniert offline) Aber es gibt viele Weitere tolle Optionen für die Aufgabenverwaltung.
In dieser Phase des Plans ist das Timing weniger wichtig als die Aktivität selbst. Sobald ich eine To-Do-Liste habe, kann ich Aufgaben identifizieren, die einen ähnlichen Prozess beinhalten, und sie in Blöcke gruppieren. Ein Block ist hier eine Sammlung von Aufgaben, die ich innerhalb eines Zeitrahmens erledigen muss.
Ich verwende Google Kalender, um diese Blöcke zu erstellen, sie zu markieren und sie als Live-Ereignisse in meinem Kalender zu planen. Ich kann bis zu fünf Blöcke an einem Tag haben, zusammen mit kleineren Aufgaben, die in keinen Block passen.
Rat: Der Zeitrahmen sollte bei der Planung Ihres Tages festgelegt werden, er kann jedoch so konkret oder flexibel sein, wie Sie es in der Praxis bevorzugen.
Als Autor würde ich beispielsweise alle Aufgaben, bei denen es ums Schreiben geht, auswählen und in einen einzigen Schreibblock zusammenfassen. Während dieses Blocks werde ich nichts anderes tun als schreiben. Abhängig von der Länge der Zeit mache ich vielleicht ein oder zwei Pausen, aber ich komme immer wieder zum Schreiben zurück.
Wenn Sie in Ihrem Arbeitsplan eine Aufgabenaufteilung verwenden, sollten Sie einige Grundsätze beachten:
- Keine Unterbrechungen: Es ist sehr wichtig, Unterbrechungen während eines festgelegten Zeitraums zu vermeiden, unabhängig davon, ob es sich um eine andere Aufgabe in Ihrem Zeitplan oder eine ungeplante Aktivität handelt. Wenn während eines bestimmten Zeitraums etwas passiert, ist es möglicherweise besser, sich eine Notiz zu machen und es später zu erledigen, als die aktuelle Aufgabe abzubrechen.
- Machen Sie Pausen zwischen den AktivitätenHinweis: Nach längerer Aktivität sollten Sie eine angemessene Pause einlegen. Die traditionelle Pomodoro-Technik eignet sich nicht für die Aufteilung von Aufgaben in Gruppen, Sie können sie jedoch modifizieren, indem Sie längere Sitzungen durchführen, beispielsweise eine 90-minütige Phase, gefolgt von einer 20-minütigen Ruhephase.
- Organisieren nach Prioritäten: Nicht alle dringenden Aufgaben sind wichtig und nicht alle wichtigen Aufgaben sind dringend. Auch bei der Gruppenarbeit ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Zu verstehen, was getan werden muss, ist der wichtigste Teil der Terminplanung.
Wann ist die Aufteilung von Aufgaben in Gruppen nicht sinnvoll?
Die Aufteilung von Aufgaben in Gruppen ist nicht für jede Situation angemessen. Diese Technik ist in Umgebungen am effektivsten, in denen Konzentration und Aufmerksamkeit an erster Stelle stehen. Daher ist sie nicht ideal für Umgebungen, in denen dringende Probleme sofortige Aufmerksamkeit erfordern, wie z. B. Kundendienst oder Notfallmaßnahmen.
Darüber hinaus funktioniert die Aufgabenstapelung bei sehr zeitkritischen Aufgaben möglicherweise nicht gut, da der Prozess Vorrang vor dem Ergebnis hat. Bei Aufgaben, die schnelle Ergebnisse erfordern, wie etwa das Schreiben und Recherchieren eines Artikels, kann das Gruppieren von Aufgaben Ihre Arbeit verlangsamen.
Schließlich kann es bei der Arbeit im Team schwierig sein, Aufgaben zu gruppieren, da es schwierig ist, Zeitpläne und Prioritäten innerhalb eines strengen Systems zu koordinieren.
Rat: Langes Sammeln von Aufgaben kann zu kognitiver Ermüdung und sogar Burnout führen. Es ist sehr wichtig, zwischen den Blöcken Pausen einzulegen und Ihre Grenzen zu kennen.
Obwohl die Aufgabengruppierung nicht für jeden Arbeitsablauf geeignet ist, handelt es sich dabei um eine großartige Zeitmanagementtechnik, die die Produktivität erheblich steigern kann und bei richtiger Anwendung dafür sorgt, dass Sie sich am Ende des Tages gut über das Erreichte freuen. Sie können es jetzt ansehen KI-Tools, mit denen Content-Autoren ihren Arbeitsablauf verbessern können.
